Consolidare la stampa, la copia e la distribuzione di documenti rappresenta un’enorme possibilità per ottimizzare i processi di business e il TCO.
Quando si analizza l’ambiente di stampa in profondità e con moderne metodologie di indagine, come quelle sviluppate da Unisid, emerge che per le moderne aziende è possibile identificare numerose aree in cui si può intervenire per ottimizzare il TCO nel loro ambiente di stampa, copia e distribuzione dei documenti:
• L’86% delle imprese desidera diminuire il costo delle operazioni di stampa e copia
• L’82% delle imprese desidera migliorare la produttività dell’utente
• Il 45% delle imprese acquista prodotti e servizi da un solo fornitore
• Il 60-80% delle imprese desidera ridurre il numero delle stampanti utilizzate
• Il 58-80% delle imprese sostituisce le stampanti utilizzate da singoli utenti con dispositivi per gruppi di lavoro.

Ridurre i costi analizzando la realtà esistente
La diffusione del colore, l’importanza della qualità di stampa e l’esigenza di ottimizzare il TCO fa però sì che siano sempre più numerose le organizzazioni aziendali che ritengono opportuno e produttivo analizzare in modo approfondito l’ambiente di stampa esistente, in modo da identificare nuove opportunità di ottimizzazione dei costi e di incremento della produttività.
Il problema che però si pone al manager aziendale è come identificare la soluzione più adatta a raggiungere gli obiettivi specifici di ogni azienda, in rapporto al tipo di stampa, alla dislocazione del personale o al TCO che si ritiene ottimale raggiungere.
La soluzione ideale, infatti, spesso non consiste semplicemente nel dotarsi delle migliori apparecchiature esistenti in commercio. Per ottenere contestualmente il massimo livello di produttività, semplicità di gestione e convenienza l’ottimizzazione di quanto serve per le attività di copiatura e di stampa richiede che si crei una equilibrata combinazione tra dispositivi di copia e stampa da una parte e l’infrastruttura di stampa integrata con metodologie di controllo efficienti dall’altra.

Ottimizzare l’allocazione dei dispositivi
Un fattore importante per migliorare il TCO consiste nell’allocare in modo strategico i dispositivi, in modo da favorirne sia l’uso che la manutenzione. L’ottimizzazione dell’infrastruttura di stampa e copia tramite una distribuzione bilanciata di dispositivi ubicati in posizione strategica consente di ottenere notevoli vantaggi aggiuntivi rispetto alla importante riduzione del TCO.
Per rendere strategicamente più produttivo il parco dispositivi di stampa e copia è necessario effettuare un’attenta valutazione dell’utilizzo dei dispositivi, della produttività del reparto informatico e degli utilizzatori finali.
Ad esempio, il numero, la posizione e il tipo di dispositivi utilizzati sono elementi importanti ai fini dell’efficienza e convenienza dell’ambiente di copia e stampa dei documenti.
Una distribuzione ottimale richiede, infatti, di bilanciare correttamente i costi con l’incremento della produttività che si ottiene. Gli aspetti da rilevare sono:
• Il numero e la tipologia di persone che utilizzano i singoli dispositivi
• Le funzionalità necessarie (stampa, scansione, copia, fax, invio a posta elettronica)
• L’ubicazione ottimale per soddisfare al meglio le esigenze degli utilizzatori
• I requisiti degli utenti in termini di flusso di lavoro e produzione di documenti
Stime basate su casi reali evidenziano che l’adozione di una serie di misure quali l’eliminazione delle stampanti obsolete e il consolidamento delle funzioni di stampa tramite i dispositivi multi funzione può consentire alle aziende di ridurre la spesa dal 10 al 30%

I dispositivi MFP sono una valida alternativa a basso costo alle fotocopiatrici tradizionali e offrono il vantaggio di poter essere distribuiti in rete e inseriti efficacemente nell’infrastruttura informatica aziendale e, di conseguenza, nei processi di business, dal CRM all’ERP ai Web Services.